Kategorie: Praxis & Digitalisierung

Ein Erfahrungsbericht: Wie der Eigenbetrieb Abwasserentsorgung einer baden-württembergischen Kommune den Schritt vom Papier-Chaos zum digitalen Betriebstagebuch meisterte.

Die Anforderungen an moderne Abwasserbetriebe wachsen stetig. Die Eigenkontrollverordnung (EKVO) und diverse Arbeitsblätter verlangen eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation. Doch in der Realität vieler Kommunen sieht der Alltag oft noch anders aus: Klemmbretter, feuchte Notizzettel und Aktenordner dominieren das Bild.

Dass der Weg in die Digitalisierung weder kompliziert noch teuer sein muss, zeigt ein eindrucksvolles Praxisbeispiel aus dem Nordschwarzwald. Wir werfen einen Blick auf die Stadt Wildberg und zeigen auf, wie die digitale Betriebsdokumentation die tägliche Arbeit an den Bauwerken enorm erleichtert

Die Ausgangslage: 47 Betriebspunkte und viel Papier

Die Stadt Wildberg im Landkreis Calw liegt mit ihren fünf Stadtteilen Wildberg, Schönbronn, Effringen, Gültlingen und Sulz am Eck im Nordschwarzwald. Die topografischen Gegebenheiten und die dezentrale Struktur erfordern einen hohen logistischen Aufwand für die Instandhaltung.

Der dortige Eigenbetrieb Abwasserentsorgung betreut nicht nur die zentrale Kläranlage Wildberg. Zum Zuständigkeitsbereich gehören auch mehrere Regenüberlauf- und Regenrückhaltebecken, Pumpwerke, Retentionsbecken, Ausblasstationen sowie Regenüberläufe. Insgesamt müssen 47 Betriebspunkte regelmäßig kontrolliert werden.

In der Vergangenheit wurden die durchgeführten Wartungs- und Inspektionsarbeiten gemäß EKVO und Arbeitsblatt DWA-A 147 händisch auf Papier dokumentiert. Dieses Vorgehen war nicht nur zeitaufwendig, sondern barg auch die typischen Risiken der Zettelwirtschaft: unleserliche Handschriften, witterungsbedingte Schäden an den Dokumenten und ein mühsames Übertragen der Daten im Büro.

Die Anforderungen: Einfachheit als oberstes Gebot

Um zukünftig einfachen Zugriff auf alle Protokolle der verschiedenen Bauwerke zu haben, entschied sich der Eigenbetrieb Mitte des Jahres 2022, ein digitales Betriebstagebuch anzuschaffen. Bei der Auswahl der passenden Lösung standen klare Kriterien im Fokus, die für fast jeden kommunalen Betrieb gelten:

• Höchste Nutzerfreundlichkeit: Es sollte ein einfach zu bedienendes Programm sein, welches die Mitarbeiter vor Ort bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Das Ziel war eine Lösung, die so nutzerfreundlich ist, dass eine kurze Systemschulung ausreichend war.
• Offline-Fähigkeit: Gerade in ländlichen Regionen oder in tiefen Pumpwerken ist das Mobilfunknetz oft schwach. Zusätzlich sollte das System auch in den Außengebieten ohne Internetempfang, also offline, nutzbar sein.
• Wirtschaftlichkeit: Darüber hinaus sollten sich die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb des digitalen Betriebstagebuches in Grenzen halten.

Der Weg in die Digitalisierung: Eine intensive Testphase

Die Einführung einer neuen Software sollte niemals ein „Blindflug“ sein. Deswegen wurde in Wildberg ab dem Frühjahr 2022 eine Software plus Tablet anhand von zwei Bauwerken, welche speziell eingepflegt wurden, getestet.

Diese Pilotphase ist ein essenzieller Schritt für die Akzeptanz im Team. Das Betriebstagebuch wurde über einen Zeitraum von vier Monaten ausgiebig im Arbeitsalltag getestet.

Die Ergebnisse sprachen für sich: Die Mitarbeiter fanden sehr schnell in das System rein und erkannten den Mehrwert der digitalen Dokumentationsmöglichkeit. Das direkte Feedback aus der Praxis bestätigte die Erwartungen: Es ist übersichtlicher, einfacher zu bedienen und man kann schnell nachvollziehen, welche Arbeiten zu welchem Zeitpunkt erledigt wurden.

Praxiserfahrungen: Maßgeschneidert und intuitiv

Nach der erfolgreichen Testphase wurde das System flächendeckend ausgerollt. Dabei zeigte sich die Flexibilität der modernen Betriebsführungssoftware. Das Betriebstagebuch wurde nach den Wünschen und Vorgaben des Eigenbetriebs in Anlehnung an das Merkblatt DWA-M 175-1 angelegt.

Für den täglichen Betrieb bedeutet dies eine massive Erleichterung durch folgende Kernfunktionen:

1. Alle Unterlagen an einem Ort

In dem System wurden alle zu überprüfenden Bauwerke, inklusive dazugehöriger Pläne, Bilder, Explosionsschutzdokumente sowie Gefährdungsbeurteilungen hinterlegt. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr mit dicken Aktenordnern ausrücken. Sehr praktisch ist, dass dank dem Tablet jetzt immer alle Unterlagen vor Ort dabei sind.

2. Intelligente Checklisten

Für die 47 Betriebspunkte sind die jeweiligen Inspektions- und Wartungsarbeiten als Checkliste aufgeführt. Die Software nimmt den Mitarbeitern die Planung ab: Je nach Aufgabe kann man das zeitliche Intervall einstellen. Wiederkehrende Tätigkeiten, wie beispielsweise die Wartung von Messsonden, werden dann in einer automatisch generierten Checkliste nach aktuell anstehenden Aufgaben aufgelistet. Die Mitarbeiter müssen nun nur noch ihre durchgeführten Tätigkeiten abhaken.

3. Fotodokumentation und Zählerstände

Die Dokumentation ist nicht mehr auf reinen Text beschränkt. Zusätzlich können Fotos und Notizen hinterlegt sowie die Unterlagen zum Bauwerk gesichtet werden.

Ein weiterer riesiger Vorteil zeigt sich bei der Datenerfassung: Mit dem digitalen Betriebstagebuch können nun die Zählerstände von Strom, Wasser für Spülkippen, Betriebsstunden von Rührwerken und Pumpen leichter erfasst werden, die nicht im Prozessleitsystem einzusehen sind. Das System denkt dabei mit: Automatisch wird der tatsächliche und spezifische Verbrauch im Vergleich zum letzten Eintrag angezeigt.

4. Arbeiten ohne Funkloch

Die größte Sorge vieler Betreiber – das fehlende Internet – wurde elegant gelöst. Das Abhaken der Checklisten, das Eintragen von Zählerständen und das Aufnehmen von Fotos funktioniert auch ohne Internetempfang vor Ort. Die Sicherung der Daten erfolgt nahtlos, sobald sich das Tablet wieder im Empfangsbereich (WLAN, LTE) befindet.

Fazit: Die Lösung für den Fachkräftemangel?

Der Erfahrungsbericht aus Wildberg, veröffentlicht vom DWA-Landesverband Baden-Württemberg, zieht ein eindeutig positives Resümee.

Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels erweist sich eine einfach bedienbare Software als entscheidender Vorteil. Die Dokumentation über das Anklicken der einzelnen Tätigkeiten geht zügig und kann auch von neuen Mitarbeitern schnell erlernt und zügig durchgeführt werden, da die Software quasi selbsterklärend ist.

Wenn das System von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird, wird die Digitalisierung vom lästigen Pflichtprojekt zum echten Befreiungsschlag für den Arbeitsalltag.

Möchten Sie erfahren, wie eine solche Lösung für Ihre eigenen 47 (oder 400) Betriebspunkte aussehen könnte? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie _intablo Ihre Betriebsdokumentation vereinfachen kann. Gerne richten wir Ihnen – genau wie im Beispiel aus Wildberg – eine individuelle Teststellung ein.